Documentación que debe tener preparada antes de una inspección
La mayoría de las actuaciones inspectoras se alargan —o derivan en sanciones evitables— por documentación incompleta o desorganizada. Esta lista recoge lo que habitualmente solicitan en empresas de entre 5 y 100 trabajadores.
Relaciones laborales
- Contratos de trabajo y sus prórrogas o modificaciones
- Finiquitos y comunicaciones de cese de los últimos cuatro años
- Convenio colectivo de aplicación y tablas salariales
- Recibos de salarios de los doce meses anteriores
- Justificantes de pagas extra, pluses y complementos
Tiempo de trabajo
- Registro de jornada diario (obligatorio desde 2019)
- Cuadrantes o turnos rotativos
- Acuerdos de horas extraordinarias o banco de horas
- Partes de baja y comunicaciones a la Seguridad Social
Prevención de riesgos laborales
- Evaluación de riesgos actualizada
- Plan de prevención y designación del responsable
- Registro de formación en PRL recibida por cada trabajador
- Actuaciones del comité de seguridad y salud o delegados de prevención
Seguridad Social
- Alta de trabajadores en la fecha correcta
- Relación de cotizaciones y bases
- Contratos con empresas de trabajo temporal, con la documentación de puesta a disposición
Organización recomendada
Use carpetas físicas o digitales por año y por tipo de documento. Etiquete claramente «Contratos 2024», «Nóminas 2025», etc. Si el inspector pide un documento y tarda más de quince minutos en localizarse, transmite desorganización.
Una revisión de cumplimiento previa identifica lagunas con semanas de antelación, no horas antes de la visita.